Drop­box ein­rich­ten, ver­wal­ten und löschen: So geht’s

Du möch­test eine gemein­sa­me Foto­samm­lung mit der Fami­lie anle­gen? Oder zusam­men mit Arbeits­kol­le­gen Text­da­tei­en und Tabel­len bear­bei­ten? Dabei hilft dir Drop­box: Über den File­hos­ting-Dienst kannst du Datei­en online able­gen und hast von über­all Zugriff dar­auf. Dar­über hin­aus kannst du Ord­ner und Datei­en mit Per­so­nen tei­len und bear­bei­ten. UPDATED erklärt, wie du Schritt für Schritt eine Drop­box ein­rich­ten kannst und wel­che Funk­tio­nen beson­ders nütz­lich sind. 

Ein Basic-Kon­to von Drop­box gibt’s kos­ten­los. Dabei ste­hen dir 2 Giga­byte Spei­cher­platz zur Ver­fü­gung. Über eine kos­ten­pflich­ti­ge Abo-Vari­an­te kannst du den Spei­cher­platz erweitern.

Um dei­ne Drop­box ein­zu­rich­ten, gehst du fol­gen­der­ma­ßen vor:

1. Rufe die Drop­box-Web­sei­te auf.
2. In der Desk­top-Ansicht erscheint rechts ein Regis­trie­rungs-Bereich, in der mobi­len Ansicht klickst du auf den But­ton Kos­ten­los regis­trie­ren.
3. Gib dei­ne Daten ein: Vor­na­me, Nach­na­me, E‑Mail-Adres­se und ein Kennwort.
4. Stim­me den Drop­box-AGB zu und kli­cke auf Regis­trie­ren.

Nun hast du ein kos­ten­lo­ses Drop­box­kon­to, das du bereits über dropbox.com nut­zen kannst.

Damit du noch ein­fa­cher Zugriff auf dei­ne Datei­en hast, kannst du dir Drop­box auch als App ein­rich­ten. Ob Desk­top- oder Mobil-App, Win­dows oder Mac, Android oder iOS – die Drop­box-Anwen­dung funk­tio­niert auf allen Geräten.

Drop­box ist als Desk­top-Anwen­dung für Linux, Mac und Win­dows ver­füg­bar. So instal­lierst du die Dropbox-Desktop-App:

1. Über die­sen Link star­tet der Down­load der Drop­box-App auf dei­nem PC automatisch.
2. Wäh­le den Spei­cher­ort für die Instal­la­ti­ons­da­tei und öff­ne diese.
3. Nach der erfolg­rei­chen Instal­la­ti­on erscheint ein Anmeldefenster.
4. Regis­trie­re dich mit dei­ner E‑Mail-Adres­se und dem fest­ge­leg­ten Kennwort.
5. Drop­box ist nun bei Win­dows über den Explo­rer und bei Mac über den Fin­der auf­ruf­bar sowie über eine Desk­top- bezie­hungs­wei­se Schreibtisch-Verknüpfung.

Damit die Desk­top-App voll funk­ti­ons­fä­hig ist, musst du sie mit Admi­nis­tra­tor­rech­ten instal­lie­ren. Das grü­ne Syn­chro­ni­sie­rungs­sym­bol mit wei­ßem Häk­chen am Drop­box-Icon zeigt dir an, dass dei­ne Drop­box mit der Cloud ver­knüpft ist.

Hin­weis für Mac-User: Als Mac-User musst du der Drop­box-Anwen­dung für den Desk­top Zugriff auf dei­nen macOS-Schlüs­sel­bund gewäh­ren. Damit die Drop­box star­tet, musst du jedes Mal auf Zulas­sen oder ein­ma­lig auf Immer zulas­sen klicken.

Hast du dich über dropbox.com in dei­nen Drop­box-Account ein­ge­loggt, kannst du ganz ein­fach ein­zel­ne Datei­en oder Ord­ner von dei­nem Rech­ner hochladen.

1. Wäh­le in dei­nem Drop­box-Account rechts oben Datei­en hoch­la­den oder Ord­ner hoch­la­den aus.
2. Es öff­net sich ein Fens­ter, in dem du eine oder meh­re­re Datei­en sowie Ord­ner von dei­nem Com­pu­ter aus­wäh­len kannst.
3. Kli­cke Öff­nen und die Datei­en oder Ord­ner wer­den in dei­ne Drop­box geladen.
4. Hast du die Desk­top-Anwen­dung, kannst du Datei­en oder Ord­ner auch per Drag-and-drop in die Drop­box ziehen.
5. Alter­na­tiv spei­cherst du neue Datei­en direkt über Spei­chern unter in der Dropbox.

Über Neu­er Ord­ner rechts oben in der Drop­box-Brow­ser-Ver­si­on kannst du auch gleich einen Ord­ner erstel­len, ihn benen­nen und die Datei­en anschlie­ßend direkt in die­sen hoch­la­den. Das ist zum Bei­spiel sehr prak­tisch, wenn du ein Foto­al­bum mit Bil­dern der letz­ten Rei­se in Drop­box hoch­la­den möchtest.

Über den Drop­box-Cli­enten auf dem Desk­top, bezie­hungs­wei­se Schreib­tisch, kannst du eben­falls neue Ord­ner erstel­len: Ein­fach an der vor­ge­se­he­nen Stel­le per Rechts­klick bezie­hungs­wei­se Strg + Klick das Kon­text­me­nü auf­ru­fen und Neu­er Ord­ner aus­wäh­len. Weil Drop­box auto­ma­tisch alle Files syn­chro­ni­siert, hast du über den Cli­ent auch off­line Zugriff auf dei­ne Datei­en und Ordner.

Du hast die Mög­lich­keit, eige­ne Datei­en oder Ord­ner für wei­te­re Per­so­nen in Drop­box frei­zu­ge­ben. Umge­kehrt kannst du die Frei­ga­be für Ord­ner erhal­ten, die von ande­ren erstellt wurden.

Frei­ge­ge­be­ne Ord­ner erkennst du am Icon: Das Fol­der-Sym­bol ist dann sowohl im Brow­ser als auch in der Desk­top-Anwen­dung durch zwei Per­so­nen ergänzt.

1. Im Brow­ser fin­dest du unter Datei­en > Mei­ne Datei­en eine Auf­lis­tung dei­ner Ord­ner und Files in der Drop­box. Fährst du mit dem Maus­zei­ger dar­über, erscheint rechts in der Zei­le der But­ton Frei­ge­ben. Alter­na­tiv gelangst du über das Drei-Punk­te-Menü dahin.
2. In der Desk­top-Anwen­dung öff­nest du mit Rechts­klick bezie­hungs­wei­se Strg + Klick auf den jewei­li­gen Ord­ner das Kontextmenü.
3. Kli­cke auf Frei­ge­ben und gib in das sich öff­nen­de Fens­ter den Namen oder die E‑Mail-Adres­se des­je­ni­gen ein, dem du Zugriff auf Datei oder Ord­ner gewäh­ren möchtest.
4. Bei Ord­nern kannst du fest­le­gen, ob der Nut­zer die Files bear­bei­ten oder betrach­ten kann. Als Bear­bei­ter kann er die Datei­en bear­bei­ten, löschen, kom­men­tie­ren und neue hin­zu­fü­gen. Als Betrach­ter hat er ledig­lich Lese‑, Down­load- und Kom­men­tar­zu­griff. Bei ein­zel­nen Datei­en ist nur die Frei­ga­be als Betrach­ter möglich.
5. Optio­nal ergänzt du eine Nachricht.
6. Die ausgewählte(n) Person(en) erhal­ten per E‑Mail einen Link zu dem frei­ge­ge­be­nen Ord­ner. Neh­men sie die­sen an und kli­cken sie dar­auf, haben sie Zugriff.

Das­sel­be gilt auch für dich: Erhältst du einen Link per E‑Mail, kannst du die­sen bestä­ti­gen und wirst zu dem frem­den Drop­box-Ord­ner wei­ter­ge­lei­tet. Hast du die Berech­ti­gung zum Bear­bei­ten, wird der Ord­ner dei­ner eige­nen Drop­box hin­zu­ge­fügt und nimmt ent­spre­chend Spei­cher­platz ein.

Tipp: Im Brow­ser kannst du rechts oben unter Neu­er frei­ge­ge­be­ner Ord­ner einen neu­en Ord­ner erstel­len und gleich für meh­re­re Per­so­nen frei­ge­ben oder einen bestehen­den Ord­ner freigeben.

Du hast meh­re­re Mög­lich­kei­ten, (frei­ge­ge­be­ne) Datei­en und Ord­ner aus der Drop­box zu ent­fer­nen. Log­ge dich dafür zunächst über den Brow­ser in dei­nen Drop­box-Account ein.

Eige­ne Datei­en und Ord­ner, die du nicht mit ande­ren Per­so­nen teilst, löscht du wie folgt:

1. Unter Datei­en > Mei­ne Datei­en das Drei-Punk­te-Menü ankli­cken und Löschen aus­wäh­len.
2. Unter Datei­en > Gelösch­te Datei­en blei­ben die­se 30 Tage lang gespei­chert, bevor sie end­gül­tig gelöscht werden.
3. Nach einem Klick auf eine der dort gela­ger­ten Datei­en oder Ord­ner poppt ein Fens­ter auf. Über den But­ton Wie­der­her­stel­len hast du vor Ablauf der 30 Tage die Mög­lich­keit, die Datei zu reaktivieren.

Möch­test du bloß Platz schaf­fen und einen Ord­ner gege­be­nen­falls spä­ter wie­der zu dei­ner Drop­box hin­zu­fü­gen, ist vor­über­ge­hen­des Löschen der geeig­ne­te Weg.

1. Wäh­le den Pfad Datei­en > Mei­ne Datei­en aus.
2. Dort siehst du alle Ord­ner, die sich der­zeit in dei­ner Drop­box befin­den und Spei­cher­platz einnehmen.
3. Kli­cke neben dem gewünsch­ten Ord­ner auf die drei Punk­te und wäh­le Löschen aus.
4. Du fin­dest den Ord­ner nun über Datei­en > Frei­ga­be unter dem Punkt Ord­ner, die Sie Ihrer Drop­box hin­zu­fü­gen kön­nen. Hier nimmt er kei­nen Spei­cher­platz weg.
5. Mit einem Klick auf den But­ton Hin­zu­fü­gen rechts in der Zei­le lan­det er wie­der in der Dropbox.

Möch­test du einen frei­ge­ge­be­nen Ord­ner end­gül­tig löschen, soll­test du dir das gut über­le­gen. Du bekommst dann nur durch eine erneu­te Frei­ga­be per E‑Mail wie­der Zugriff darauf.

1. Wäh­le Datei­en > Frei­ga­be oder Datei­en > Mei­ne Datei­en aus.
2. Kli­cke bei dem Ord­ner, den du end­gül­tig löschen möch­test, das Drei-Punk­te-Menü an.
3. Kli­cke Ent­fer­nen, um den Ord­ner end­gül­tig zu löschen.
4. Nun fin­dest du gelösch­te Ord­ner unter Datei­en > Gelösch­te Datei­en.
5. Wäh­le den jewei­li­gen Ord­ner links im Käst­chen mit einem Häk­chen an.
6. Nun erscheint rechts oben unter dem But­ton Wie­der­her­stel­len die Klick­op­ti­on End­gül­tig löschen mit einem Papierkorb-Icon.
7. Durch die Bestä­ti­gung End­gül­tig löschen in einem neu­en Fens­ter wer­den die Datei­en aus der Drop­box gelöscht und kön­nen nicht wie­der­her­ge­stellt werden.

File­hos­ting-Diens­te wie Drop­box sind äußerst prak­tisch, um von über­all Zugriff auf wich­ti­ge Datei­en zu haben. Sie ermög­li­chen das ein­fa­che Tei­len von Urlaubs­fo­tos und das gemein­sa­me Arbei­ten an Doku­men­ten und Pro­jek­ten. Und weil die Datei­en dezen­tral abge­spei­chert wer­den, kön­nen sie anders als bei einem USB-Stick oder der exter­nen Fest­plat­te auch nicht so leicht ver­lo­ren gehen oder ver­se­hent­lich gelöscht werden.