Excel-Tabel­le: Drop­down-Menü erstellen

Für man­che Zel­len dei­ner Excel-Lis­te gibt es eine fest­ge­schrie­be­ne Aus­wahl an Mög­lich­kei­ten, was dort ein­ge­tra­gen wer­den wird? Etwa Namen, Ja/Nein oder Pro­zess­fort­schrit­te? War­um soll­test du jedes Mal von Neu­em den pas­sen­den Ein­trag ein­tip­pen? Viel leich­ter geht das mit einem Drop-down-Menü. Dar­in steht immer die pas­sen­de Aus­wahl zum ein­fa­chen Ankli­cken zur Ver­fü­gung. Wie du so ein Menü anlegst, erfährt du hier Schritt für Schritt.

• Metho­de 1: Drop­down-Menü mit Lis­ten erstellen
• Metho­de 2: Drop­down-Menü aus Tabel­len­da­ten erstellen
• Drop­down-Menü: Wei­te­re Optionen
• Drop­down-Lis­te wie­der löschen

Metho­de 1: Drop­down-Menü mit Lis­ten erstellen

Die­se Metho­de ist beson­ders schnell und ein­fach. Die Ein­rich­tung eines Aus­wahl­me­nüs benö­tigt hier nur weni­ge Schritte:

1. Kli­cke in das Feld, in dem du das Drop­down-Menü erzeu­gen willst. Sol­len meh­re­re Zel­len das Drop­down-Menü anzei­gen, mar­kie­re sie alle gleich­zei­tig. Dafür hältst du die lin­ke Maus­tas­te gedrückt und “ziehst” den Cur­sor über alle betref­fen­den Zellen.
2. Wäh­le im obe­ren Menü den Rei­ter Daten.
3. Kli­cke auf Daten­über­prü­fung (im But­ton befin­det sich auch ein Pfeil für ein Aus­wahl­me­nü, es genügt aber, wenn du direkt auf Daten­über­prü­fung klickst).
4. Es öff­net sich ein Fens­ter. Kli­cke dort im ers­ten Rei­ter (Ein­stel­lun­gen) auf das Aus­wahl­me­nü unter Zulas­sen (in der Regel ist dort Jeden Wert vorausgewählt).
5. Wäh­le Lis­te im Auswahlmenü.
6. Nun erscheint ein zusätz­li­ches Text­feld unter der Über­schrift Quel­le. Tra­ge dort die Begrif­fe ein, die in dem Drop-down-Menü zur Aus­wahl ste­hen sol­len. Tren­ne die­se Begrif­fe jeweils mit einem Semi­ko­lon voneinander.
7. Bestä­ti­ge mit einem Klick auf OK. Ist jetzt eine Zel­le mit Drop­down-Menü akti­viert (also ange­klickt), dann erscheint neben der Zel­le ein Pfeil, der die Aus­wahl öffnet.

Du kannst das Drop-down-Menü auch im Nach­hin­ein noch auf wei­te­re Zel­len aus­wei­ten. Das geht wie folgt:

1. Füh­re dei­nen Cur­sor dafür in die rech­te unte­re Ecke einer Zel­le, für die bereits ein Drop-down-Menü ein­ge­rich­tet ist. Das nor­ma­ler­wei­se dicke Cur­sor-Kreuz wird zu einem dün­nen Kreuz.
2. Hal­te die Maus­tas­te gedrückt und zie­he den Cur­sor über die­je­ni­gen Zel­len, die eben­falls das Drop-down-Menü erhal­ten sollen.
3. Las­se die Maus­tas­te los und kli­cke auf die zuvor aus­ge­wähl­ten Zel­len. Hier soll­te jetzt eben­falls der Pfeil des Drop-down-Menüs zu sehen sein.

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Metho­de 2: Drop­down-Menü aus Tabel­len­da­ten erstellen

Die zwei­te Metho­de ist etwas auf­wen­di­ger. Dafür kannst du damit ein Drop-down-Menü umso leich­ter in wei­te­ren Zel­len, ja sogar auf meh­re­ren Tabel­len­blät­tern anle­gen. Denn hier erstellst du kei­ne indi­vi­du­el­le Aus­wahl im Fens­ter Daten­über­prü­fung, son­dern eine geson­der­te Auf­stel­lung, die du dann über­all als Drop-down-Menü ein­fü­gen kannst. Und dies geht so:

1. Lege ein wei­te­res Tabel­len­blatt an. Dafür klickst du im unte­ren Rei­ter-Menü (der ers­te Rei­ter ist in der Regel mit Tabelle1 benannt) auf das Plus-Zei­chen. Den Namen des neu­en Rei­ters, sprich der neu­en Tabel­le (zunächst Tabelle2 genannt bzw. nach der Anzahl der Tabel­len­blät­ter) benennst du um, indem du per Dop­pel­klick den Namen des Rei­ters aus­wählst und den neu­en Namen eintippst.
2. Gib in die ein­zel­nen Zel­len einer Spal­te oder einer Zei­le die ver­schie­de­nen Ein­trä­ge ein, die spä­ter im Drop-down-Menü ange­zeigt wer­den sol­len. Ach­te dar­auf, dass zwi­schen den ein­zel­nen Ein­trä­gen kei­ne lee­ren Zel­len stehen.
3. Mar­kie­re jetzt alle Zel­len, in denen du Ein­trä­ge für das geplan­te Drop-down-Menü hin­ter­las­sen hast. Kli­cke dafür auf eine der Zel­len, hal­te die Maus­tas­te gedrückt und “zie­he” den Cur­sor über die wei­te­ren Zellen.
4. Mache einen Rechts­klick in den mar­kier­ten Bereich und wäh­le Namen defi­nie­ren…
5. Gib im Feld Name eine Bezeich­nung für die Aus­wahl an, etwa Aus­wahl­Drop­Down. Der Name darf kei­ne Leer­zei­chen enthalten.
6. Gehe nun zurück in die Tabel­le, in der du ein Drop-down-Menü ein­fü­gen möch­test, und kli­cke auf die ent­spre­chen­de Zel­le. Genau­so wie bei Metho­de 1 kannst du hier meh­re­re Zel­len gleich­zei­tig markieren.
7. Fol­ge den Schrit­ten 2–5 von Metho­de 1.
8. Gib jetzt ein Gleich­heits­zei­chen (=) sowie den Namen dei­ner Aus­wahl­lis­te ein, nach dem genann­ten Bei­spiel also =Aus­wahl­Drop­Down.
9. Bestä­ti­ge mit OK. Nun erscheint der Aus­wahl­pfeil für das Drop-down-Menü, sobald du die betref­fen­de Zel­le bzw. eine der Zel­len anklickst.

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Drop­down-Menü: Wei­te­re Optionen

Über den But­ton Daten­trä­ger­über­prü­fung kannst du nicht nur die kon­kre­ten Aus­wahl­mög­lich­kei­ten dei­nes Drop­down-Menüs fest­le­gen. Eben­so ist es mög­lich, an die­ser Stel­le die Kri­te­ri­en fest­zu­le­gen, wel­che Ein­trä­ge in man­chen Zel­len mög­lich sind und wel­che nicht. Das ist beson­ders prak­tisch, wenn meh­re­re Per­so­nen an der­sel­ben Tabel­le arbeiten.

Bei­spiel: In den Zel­len einer bestimm­ten Spal­te soll fest­ge­hal­ten wer­den, an wel­chen Tagen eine Auf­ga­be erle­digt wur­de. Damit hier kein Feh­ler pas­siert, mar­kie­re die Zel­len, gehe zu Rei­ter > Daten­trä­ger­über­prü­fung und wäh­le im Zulas­sen-Menü die Opti­on Datum. Jetzt kannst du dar­un­ter fest­le­gen, wel­che Datums­ein­trä­ge über­haupt mög­lich sind. Bestä­ti­ge mit OK. Tippt nun jemand ein Datum ein, das nicht im vor­ge­ge­be­nen Zeit­raum liegt, erscheint eine Fehlermeldung.

Im Aus­wahl­me­nü kannst du auf die glei­che Wei­se zum Bei­spiel einen Zah­len­raum fest­le­gen (Gan­ze Zahl), eine Zeit­ein­ga­be (Zeit) oder die mini­ma­le bzw. maxi­ma­le Län­ge des Ein­trags (Text­län­ge).

Drop­down-Lis­te wie­der löschen

Du benö­tigst ein ange­leg­tes Drop­down-Menü nicht mehr und möch­test eine oder meh­re­re Zel­len wie­der “frei­ge­ben”? Das geht schnell und einfach:

1. Mar­kie­re die betreffende(n) Zelle(n). Eine ein­zel­ne Zel­le klickst du ein­fach an. Meh­re­re mar­kierst du, indem du bei gedrück­ter lin­ker Maus­tas­te mit dem Cur­sor darüberfährst.
2. Kli­cke unter dem Rei­ter Daten auf Daten­trä­ger­über­prü­fung.
3. Kli­cke im auf­pop­pen­den Fens­ter unten links auf Alle löschen.
4. Bestä­ti­ge mit OK.

Über­sicht­lich und unend­lich praktisch

Immer wie­der die­sel­ben Ein­trä­ge in eine Tabel­le ein­zu­ge­ben ist müh­sam. Wie ein­fach geht es dage­gen mit einem Drop­down-Menü. Mit einem Klick auf den Pfeil kannst du den pas­sen­den Ein­trag ein­fach aus­wäh­len, anstatt ihn jedes Mal von Neu­em ein­zu­tip­pen. Außer­dem prak­tisch: Ande­re Bear­bei­ter der Tabel­le sehen gleich, wel­che Ein­trä­ge über­haupt vor­ge­se­hen sind und wel­che nicht. Auch kannst du ihnen über die wei­te­ren Optio­nen einen Rah­men vor­ge­ben, etwa einen Zeit­raum für Datums­an­ga­ben oder einen bestimm­ten Zah­len­raum. Ein­mal ange­legt, erspart dir ein Drop­down-Menü anschlie­ßend viel Arbeit.