Goog­le Docs erstel­len: Mit die­sen 5 Tipps arbei­test du effizienter

Du nutzt eini­ge der Vor­tei­le von Goo­gles Text­ver­ar­bei­tung Goog­le Docs und willst das Poten­zi­al der Soft­ware mög­lichst umfas­send aus­schöp­fen? Vom Ver­si­ons­ver­lauf über Vor­la­gen bis hin zur Ein­bin­dung von You­Tube-Vide­os: UPDATED stellt fünf Tipps zu Goog­le Docs vor und zeigt Schritt für Schritt, wie du die Fea­tures verwendest.

• Tipp 1: Ver­si­ons­ver­lauf in Goog­le Docs anzeigen
• Tipp 2: Goog­le Docs zusam­men mit ande­ren nutzen
• Tipp 3: Vor­la­gen erstel­len und verwenden
• Tipp 4: For­mu­la­re erstel­len und verwenden
• Tipp 5: Vide­os von You­Tube in eine Goog­le-Prä­sen­ta­ti­on einfügen

Tipp 1: Ver­si­ons­ver­lauf in Goog­le Docs anzeigen

Goog­le Docs bie­tet mit dem Ver­si­ons­ver­lauf ein Fea­ture, mit dem du auf einen Blick erken­nen kannst, wel­che Ände­run­gen du an einem Doku­ment vor­ge­nom­men hast. Falls du das Doku­ment außer­dem zusam­men mit ande­ren Per­so­nen nutzt, kannst du auch deren Ände­run­gen hier nach­voll­zie­hen. Du kannst jeder­zeit einen frü­he­ren Zustand des Doku­ments wie­der­her­stel­len. In die­sen Schrit­ten gehst du vor:

1. Öff­ne Goog­le Docs. Log­ge dich dafür in dei­nen Goog­le-Mail-Account ein und kli­cke oben rechts auf das Goog­le-Apps-Sym­bol (9 klei­ne Quadrate). 

   

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2. Kli­cke im sich öff­nen­den Menü auf Docs. Wird es dir nicht ange­zeigt, kli­cke unten auf Mehr.

   

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3. Das Menü scrollt auto­ma­tisch nach unten. Dort soll­test du nun den Punkt Docs sehen – kli­cke ihn an. 

   

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4. Kli­cke in Goog­le Docs auf eins dei­ner Doku­men­te, um es zu öff­nen. Oder kli­cke auf Leer, um ein neu­es Goog­le Doc anzu­le­gen. In unse­rem Bei­spiel öff­nen wir das Doku­ment “Bei­spiel­pro­jekt”.
5. Kli­cke links oben auf Datei > Ver­si­ons­ver­lauf > Ver­si­ons­ver­lauf anse­hen.

   

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6. Die Ansicht des Doku­ments ver­än­dert sich leicht und zeigt nun sämt­li­che vor­ge­nom­me­nen Ände­run­gen an. In der rech­ten Spal­te wer­den die ein­zel­nen Ver­sio­nen des Doku­ments inklu­si­ve Zeit­punkt der Bear­bei­tung aufgelistet. 

   

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7. Kli­cke auf eine der älte­ren Ver­sio­nen. Es wird nun der Stand des Doku­ments zum ange­ge­be­nen Zeit­punkt angezeigt.
8. Um mit die­sem Doku­ment wei­ter­zu­ar­bei­ten, kli­cke links oben auf Die­se Ver­si­on wie­der­her­stel­len.
9. Das Fens­ter Ver­si­on Wie­der­her­stel­len? Öff­net sich. Bestä­ti­ge mit Wie­der­her­stel­len.
10. Das Doku­ment kann nun wei­ter in der von dir gewähl­ten Ver­si­on bear­bei­tet werden.

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Tipp 2: Goog­le Docs zusam­men mit ande­ren nutzen

Beson­ders prak­tisch bei Goog­le Docs: Du kannst auch mit meh­re­ren Leu­ten gleich­zei­tig an ein und dem­sel­ben Doku­ment arbei­ten. Ein­zi­ge Vor­aus­set­zung: Jeder Mit­be­ar­bei­ter benö­tigt ein eige­nes Goog­le-Kon­to sowie einen Internetzugang.

In die­sen Schrit­ten rich­test du einen Link ein, über den ande­re online an dei­nem Doku­ment mit­ar­bei­ten können:

1. Öff­ne Goog­le Docs wie oben beschrie­ben.
2. Öff­ne das Doku­ment, an dem du gemein­sam mit ande­ren arbei­ten willst.
3. Kli­cke oben rechts auf Frei­ge­ben.

   

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4. Kli­cke im neu­en Fens­ter in die Ein­ga­be­leis­te Namen oder E‑Mail-Adres­sen eingeben…
5. Gib die E‑Mail-Adres­se eines oder meh­re­rer Kon­tak­te ein, die an dem Doku­ment mit­ar­bei­ten sol­len. Drü­cke anschlie­ßend Enter.
6. Kli­cke auf das Stift-Sym­bol rechts neben dem hin­zu­ge­füg­ten Kon­takt und set­ze im Kon­text­me­nü einen Haken bei Darf bear­bei­ten, Darf kom­men­tie­ren oder Darf anse­hen – je nach­dem, wel­che Rech­te du dem Kon­takt ein­räu­men willst. 

   

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7. Kli­cke auf Sen­den.
8. Soll­te das Fens­ter Sind Sie sicher? erschei­nen, bestä­ti­ge mit Ja.
9. Der Kon­takt, des­sen Adres­se du ein­ge­ge­ben hast, hat nun per Mail einen Link erhal­ten, über den er auf dein Goog­le Doc zugrei­fen kann.
10. Je nach­dem, was du bei 6. aus­ge­wählt hast, darf der Kon­takt das Doku­ment nun bear­bei­ten, kom­men­tie­ren oder ledig­lich ansehen.

Tipp 3: Vor­la­gen erstel­len und verwenden

Goog­le Docs bie­tet zahl­rei­che vor­ein­ge­stell­te Vor­la­gen an. Du siehst sie in der Vor­la­gen­ga­le­rie, die ein­ge­blen­det wird, sobald du die Goog­le-Docs-App im Brow­ser öff­nest. Siehst du sie dort nicht, gehe fol­gen­der­ma­ßen vor:

1. Kli­cke oben links auf der Bur­ger-Menü (die drei waa­ge­rech­ten Striche).
2. Gehe auf Ein­stel­lun­gen.
3. Set­ze im neu­en Fens­ter einen Haken neben Zuletzt ver­wen­de­te Vor­la­gen auf Start­bild­schirm anzei­gen.
4. Bestä­ti­ge mit OK.

Alle Vor­la­gen, die du hier siehst, kannst du mit einem ein­fa­chen Klick öff­nen und dann mit dei­nen indi­vi­du­el­len Inhal­ten versehen.

Um in Goog­le Docs eine eige­ne Vor­la­ge zu erstel­len, bie­tet sich fol­gen­de Vor­ge­hens­wei­se an:

1. Öff­ne das Doku­ment in Goog­le Docs, das du als Vor­la­ge ver­wen­den willst.
2. Kli­cke oben links auf den Pro­jekt­na­men und schrei­be Vor­la­ge (oder ähn­li­ches) vor den eigent­li­chen Datei­na­men, um es künf­tig leich­ter als Vor­la­ge zu erkennen. 

   

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3. Am bes­ten benennst du auch den Titel im Doku­ment ent­spre­chend um. Ein Satz wie Ach­tung, dies ist eine Vor­la­ge. Bit­te nicht ver­än­dern, son­dern nur eine Kopie nut­zen! hilft eben­falls dabei, dass du in Zukunft die­ses Doku­ment nicht aus Ver­se­hen ver­än­derst oder überschreibst.
4. Kli­cke oben links auf Datei und dann Kopie erstel­len…

   

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5. Kli­cke im neu­en Fens­ter in die Leis­te unter Name und gib einen Namen für das neue Doku­ment ein, das du bear­bei­ten willst, in unse­rem Bei­spiel Beispielprojekt2. Bestä­ti­ge mit OK.

   

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6. Das neue Doku­ment wird geöff­net. Du kannst es jetzt bearbeiten.

Tipp 4: For­mu­la­re erstel­len und verwenden

Wenn du mit Goog­le Docs ein For­mu­lar erstel­len willst, etwa für eine Umfra­ge, steht dir dafür ein ent­spre­chen­der Datei­typ zur Ver­fü­gung. So gehst du vor:

1. Öff­ne eins dei­ner Doku­men­te in Goog­le Docs.
2. Kli­cke oben links auf Datei > Neu > For­mu­lar.
3. Kli­cke in die Zei­le Unbe­nann­tes For­mu­lar und gib dei­ner Umfra­ge einen Titel, in unse­rem Bei­spiel Umfra­ge Fir­men­fei­er.
4. Kli­cke als Nächs­tes in die Zei­le Unbe­nann­te Fra­ge und tra­ge die ers­te Fra­ge ein. In unse­rem Bei­spiel In wel­chem Monat soll die Fir­men­fei­er statt­fin­den?.
5. Kli­cke auf Opti­on 1 und tra­ge dei­ne ers­te Ant­wort­mög­lich­keit ein, in unse­rem Bei­spiel Febru­ar.
6. Kli­cke auf Opti­on hin­zu­fü­gen und tra­ge eine zwei­te Ant­wort­mög­lich­keit ein. In unse­rem Bei­spiel März.

   

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7. Kli­cke auf das Plus­zei­chen in der klei­nen Sei­ten­leis­te rechts, um eine wei­te­re Fra­ge hin­zu­zu­fü­gen. In unse­rem Bei­spiel Wel­che Art des Aus­flugs wünschst du dir?.
8. Kli­cke auf Opti­on 1 und tra­ge eine Ant­wort­mög­lich­keit ein, in unse­rem Bei­spiel Boots­fahrt.
9. Kli­cke auf Opti­on hin­zu­fü­gen und tra­ge eine wei­te­re Ant­wort­mög­lich­keit ein. In unse­rem Bei­spiel Bow­ling.
10. Du kannst auf die­sel­be Art nach Belie­ben wei­te­re Fra­gen und Ant­wort­mög­lich­kei­ten hinzufügen.
11. Kli­cke oben links auf Unbe­nann­tes For­mu­lar. Dar­auf­hin wird dort der Titel dei­ner Umfra­ge ein­ge­fügt, in unse­rem Bei­spiel Umfra­ge Fir­men­fei­er.
12. Kli­cke oben rechts auf Sen­den.
13. Das Fens­ter For­mu­lar sen­den öff­net sich. Tra­ge die Mail-Adres­sen der Adres­sa­ten bei An ein und gib bei Bedarf auch unter Betreff und Nach­richt noch erklä­ren­de Hin­wei­se oder ähn­li­ches ein. Kli­cke unten rechts auf Sen­den, um die Umfra­ge zu versenden.
14. Sämt­li­che Adres­sa­ten erhal­ten nun eine Mail mit dem But­ton For­mu­lar aus­fül­len. Mit einem Klick dar­auf öff­net sich die Umfra­ge. Der Nut­zer kann die Umfra­ge aus­fül­len und per Klick auf Sen­den wie­der an dich zurückschicken. 

    

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Tipp 5: Vide­os von You­Tube in eine Goog­le-Prä­sen­ta­ti­on einfügen

Gera­de in Prä­sen­ta­tio­nen kann das eine oder ande­re Video ein The­ma beträcht­lich auf­lo­ckern. So bin­dest du You­Tube-Vide­os direkt in eine Goog­le-Prä­sen­ta­ti­on ein:

1. Öff­ne in Goog­le Docs ein Dokument.
2. Kli­cke oben links auf Datei > Neu > Prä­sen­ta­ti­on. Eine Unbe­nann­te Prä­sen­ta­ti­on öff­net sich.
3. Kli­cke an die Stel­le in der Prä­sen­ta­ti­on, an der du ein Video ein­bin­den willst.
4. Kli­cke in der Menü­leis­te oben auf Ein­fü­gen und dann Video.

   

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5. Kli­cke im neu­en Fens­ter oben auf Per URL.
6. Tra­ge neben You­Tube-URL hier ein­fü­gen den You­Tube-Video-Link ein. Eine Vor­schau des Vide­os erscheint.
7. Bestä­ti­ge unten links mit einem Klick auf Aus­wäh­len.
8. Das Vor­schau­bild mit­samt Play-But­ton erscheint in dei­ner Präsentation.
9. Per Klick auf eins der Vier­ecke im Rah­men um das Bild und anschlie­ßen­dem Bewe­gen der Maus kannst du die Grö­ße des Vide­os verändern.
10. Wenn du das Video anklickst und es mit gehal­te­ner lin­ker Maus­tas­te bewegst, lässt es sich außer­dem frei an eine Stel­le dei­ner Wahl verschieben.
11. Ein Klick auf das Play-Sym­bol im Vor­schau­bild star­tet das Video inner­halb der Präsentation.

Goog­le Docs: Vie­le Fea­tures, die unkom­pli­ziert funktionieren

Goog­le Docs hat eini­ges zu bie­ten, wenn du an Tex­ten oder Prä­sen­ta­tio­nen arbei­ten willst. Bei allen Mög­lich­kei­ten wie Ver­si­ons­ver­lauf, gemein­sa­mem Arbei­ten oder dem Erstel­len von For­mu­la­ren bleibt die Hand­ha­bung aber immer unkom­pli­ziert und über­sicht­lich. Sobald du das jewei­li­ge Fea­ture ein- bis zwei­mal genutzt hast, gehen die Schrit­te ein­fach und zügig von der Hand. So sparst du Zeit, die du – egal, ob beruf­lich oder pri­vat – ander­wei­tig effek­tiv nut­zen kannst.