Micro­soft Office: So arbei­test du mit For­mat­vor­la­gen in Word

Seit Tagen schreibst du an dei­ner Semi­nar­ar­beit. Du möch­test, dass dein Doku­ment mög­lichst ein­heit­lich aus­sieht: Zwi­schen­über­schrif­ten sol­len immer gleich sein, die Auf­zäh­lun­gen im glei­chen For­mat erschei­nen, die Schrift­grö­ße ein­heit­lich und die Abstän­de zwi­schen den Zei­len gleich groß sein. Hier­bei hel­fen dir For­mat­vor­la­gen: Mit ihnen erstellst du ein Word-Doku­ment aus einem Guss. Ände­run­gen setzt du mit weni­gen Klicks für das gan­ze Manu­skript um. For­mat­vor­la­gen hel­fen dir auch, wenn du oft ähn­li­che Tex­te ver­fasst, also etwa Brie­fe oder Arti­kel mit bestimm­ten For­ma­tie­run­gen. In die­sem UPDATED-Rat­ge­ber bekommst du ver­schie­de­ne Tipps rund um For­mat­vor­la­gen in Micro­soft Word 2016.

• Vor­ge­ge­be­ne For­mat­vor­la­gen anwen­den und wechseln
• For­mat­vor­la­gen anpas­sen und eige­ne For­mat­vor­la­gen erstellen
• Mit For­mat­vor­la­gen mehr Ori­en­tie­rung erhalten

Vor­ge­ge­be­ne For­mat­vor­la­gen anwen­den und wechseln

Wel­ches ist die Schrift­art und ‑grö­ße, wie sehen die Über­schrif­ten aus, in wel­chem For­mat wer­den Auf­zäh­lun­gen gemacht? Sol­che Vor­ein­stel­lun­gen legt Word in einer Doku­men­ten­vor­la­ge namens „Stan­dard“ fest. Öff­nest du ein lee­res Doku­ment, sind die­se For­ma­tie­run­gen vor­ge­ge­ben. Du kannst zwar ein­fach die Schrift­grö­ße anpas­sen oder einen grö­ße­ren Zei­len­ab­stand bestim­men, bei einem umfang­rei­chen Text wird das aller­dings schnell unüber­sicht­lich. Die Wahr­schein­lich­keit ist groß, dass die For­ma­tie­run­gen durch­ein­an­der gehen und dein Doku­ment nicht ein­heit­lich aus­sieht. Sinn­vol­ler ist es, mit For­mat­vor­la­gen zu arbeiten.

Du fin­dest die vor­ge­ge­be­nen For­mat­vor­la­gen in Word in der Menü­leis­te im Rei­ter Start in der Mit­te. Das Feld mit der aktu­ell genutz­ten Vor­la­ge ist grau umran­det. Meis­tens han­delt es sich dabei um Stan­dard.

Mar­kierst du eine Stel­le im Text und klickst auf eines der ande­ren Fel­der, ver­än­dert sich dein Doku­ment. Bei Über­schrift wird die Zei­le zum Bei­spiel her­vor­ge­ho­ben und bekommt even­tu­ell eine ande­re Farbe.

Kom­for­ta­ble Aus­wahl der Formatvorlagen

Mehr Aus­wahl bekommst du mit einem Klick auf den Pfeil mit dem Strich dar­über in der rech­ten Leis­te der For­mat­vor­la­gen. Ein neu­er Bereich klappt auf, er ent­hält wei­te­re Vor­ga­ben für ein­zel­ne Text­tei­le. Mar­kierst du einen Text­aus­schnitt und klickst auf Zitat, wird er ein­ge­rückt und her­vor­ge­ho­ben, bei Inten­si­ves Zitat wech­selt er zusätz­lich die Far­be und ist mit Stri­chen abgegrenzt.

Wie sich das jeweils auf den Text aus­wirkt siehst du schon, wenn du mit der Maus über ein Feld fährst. Ein Klick dar­auf wen­det die For­ma­tie­rung an. Möch­test du etwa rück­gän­gig machen, klickst du wie­der auf Stan­dard.

Über­sicht­li­cher ist es, sich die For­mat­vor­la­gen rechts neben dem Doku­ment anzei­gen zu las­sen. Dann brauchst du wäh­rend des Schrei­bens nicht immer das Feld oben aus­zu­klap­pen. Kli­cke dazu auf den klei­nen Pfeil in der rech­ten unte­ren Ecke des Bereichs For­mat­vor­la­gen.

Die Aus­wahl der For­mat­vor­la­gen vergrößern

Word zeigt dir jeweils nur eine Aus­wahl an. Willst du auf mehr Vor­la­gen für die ein­zel­nen Text­tei­le zugrei­fen, klickst du auf das Feld Optio­nen in der Sei­ten­leis­te. Wäh­le oben im Aus­wahl­me­nü Anzu­zei­gen­de For­mat­vor­la­gen aus­wäh­len und ent­schei­de dich für Alle For­mat­vor­la­gen. Bestä­ti­ge mit OK. Die Sei­ten­leis­te ist nun deut­lich erwei­tert, es gibt etwa mehr Mus­ter für Über­schrif­ten, aber auch wei­te­re For­ma­tie­run­gen, bei­spiels­wei­se für Ver­zeich­nis­se, Hash­tags, Kom­men­tar­tex­te oder Listen.

Alter­na­tiv öff­nest und schließt du die Über­sicht der For­mat­vor­la­gen in der Sei­ten­leis­te über die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on Strg + Shift + Alt + S.

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For­mat­vor­la­gen anpas­sen und eige­ne For­mat­vor­la­gen erstellen

Du schreibst einen län­ge­ren Text, aber sämt­li­che Vor­la­gen von Word für Über­schrif­ten, Auf­zäh­lun­gen und Fließ­text gefal­len dir nicht? Du kannst die For­mat­vor­la­gen per­so­na­li­sie­ren: Dann stellst du die Mus­ter so ein, dass sie zu dei­nem Doku­ment pas­sen. Du brauchst dir nicht zu mer­ken, dass die Über­schrif­ten immer 14 Punkt groß und gefet­tet sein sol­len. Du ver­wen­dest dann zum Bei­spiel ein­fach „Über­schrift 2“. Eben­so kannst du eige­ne Vor­la­gen bas­teln und im Text verwenden.

Bevor du die For­mat­vor­la­gen anpasst, über­le­ge dir, wie dein Text aus­se­hen soll. Wel­che Schrift­art und ‑grö­ße brauchst du, wie sehen Haupt- und Unter­über­schrif­ten aus und wie sieht es mit dem Zei­len­ab­stand aus?

Die­se Wer­te über­trägst du anschlie­ßend in die jewei­li­gen Vor­la­gen. Wäh­le die ein­zel­nen Ele­men­te der Rei­he nach aus, zum Bei­spiel „Über­schrift 1“, „Über­schrift 2“ oder „Stan­dard“. Sowohl in der Menü- als auch in der Sei­ten­leis­te klickst du dazu mit der rech­ten Maus­tas­te auf ein Feld. Im Auf­klapp­me­nü ent­schei­dest du dich für Ändern. Dann erle­digst du noch fol­gen­de Schritte:

1. Wäh­le unter For­ma­tie­rung im neu­en Fens­ter je nach Vor­la­ge einen neu­en Schrift­typ, eine Grö­ße und eine Far­be aus und bestim­me, ob der Text­teil fett oder kur­siv sein soll.
2. Set­ze unten im Fens­ter ein Häk­chen bei Auto­ma­tisch aktua­li­sie­ren.
3. Willst du die neue Vor­la­ge nicht nur in die­sem, son­dern auch in ande­ren Doku­men­ten nut­zen, set­ze auch noch je ein Häk­chen vor Zum For­mat­vor­la­gen­ka­ta­log hin­zu­fü­gen und vor Neue auf die­ser Vor­la­ge basie­ren­de Doku­men­te. Bestä­ti­ge mit OK.
4. Willst du die Stan­dard­vor­la­ge anpas­sen, mit der Word star­tet, klickst du auf das Feld Stan­dard. Hier sind vor allem Schrift­art, Schrift­grö­ße und Schrift­far­be fest­ge­legt, aber auch Zei­len­ab­stand, Aus­rich­tung des Tex­tes und Einzug.
5. Set­ze ein Häk­chen vor den Punkt Neue auf die­ser Vor­la­ge basie­ren­de Doku­men­te und kli­cke auf OK.

Über­legst du dir wäh­rend des Schrei­bens, dass die Über­schrif­ten doch grö­ßer wer­den sol­len, passt du sie im Text an und mar­kierst die Stel­le. Dann klickst du mit der rech­ten Maus­tas­te auf die ent­spre­chen­de For­mat­vor­la­ge, zum Bei­spiel „Über­schrift 1“. Wäh­le dann oben im Menü den Punkt Über­schrift 1 aktua­li­sie­ren, um der Aus­wahl zu ent­spre­chen. Word passt sowohl die Vor­la­ge als auch alle Text­stel­len an. Das funk­tio­niert auch mit allen ande­ren Vorlagen.

For­mat­vor­la­ge aus einem Doku­ment erstellen

Du kannst eine neue For­mat­vor­la­ge auch aus einem Doku­ment her­aus erstel­len: Schrei­be zuerst einen Text und for­ma­tie­re ihn so, wie es dir gefällt. Pas­se also Schrift­art, Grö­ße und Absät­ze an. Kli­cke dann in der For­mat­vor­la­gen-Sei­ten­leis­te auf das A mit dem grü­nen Plus unten. In der Menü­leis­te unter Start wählst du For­mat­vor­la­ge erstel­len. Den Befehl fin­dest du, wenn du den Bereich For­mat­vor­la­gen über den nach unten zei­gen­den Pfeil mit dem Strich dar­über ausklappst.

Ganz oben unter Name kannst du das Mus­ter benen­nen. Word über­nimmt dei­ne For­ma­tie­run­gen aus dem Text. Du fin­dest die Vor­la­ge anschlie­ßend in der Lis­te der Formatvorlagen.

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Mit For­mat­vor­la­gen mehr Ori­en­tie­rung erhalten

Nutzt du For­mat­vor­la­gen für dei­nen Text, hat das nicht nur den Effekt, dass dein Doku­ment ein­heit­lich aus­sieht. Du kannst die Struk­tur auch über­sicht­lich dar­stel­len las­sen und auto­ma­tisch ein Inhalts­ver­zeich­nis erstel­len. Wei­te­rer Vor­teil: Du fin­dest bestimm­te Stel­len im Text schnel­ler wie­der. Wich­tig ist hier­für, dass du bei den Über­schrif­ten auf die rich­ti­ge Zuord­nung der For­mat­vor­la­gen ach­test. Das Doku­ment bekommt einen Titel, Kapi­tel­über­schrif­ten die Über­schrift 1, Unter­über­schrif­ten die Über­schrift 2 usw.

Schnel­ler im Doku­ment orientieren

Hast du dei­nen Text mit Hil­fe der For­mat­vor­la­gen ange­passt, kannst du dir die ver­schie­de­nen Ebe­nen in der Über­sicht anzei­gen las­sen. Das geht folgendermaßen:

1. Kli­cke in der Menü­leis­te auf Ansicht und im Bereich Ansich­ten links auf Glie­de­rung.
2. Word prä­sen­tiert dir die Struk­tur dei­nes Werks. Ent­schei­de dich im Aus­wahl­me­nü oben links neben Ebe­ne anzei­gen für Alle Ebe­nen. Du siehst jetzt die Struk­tur mit allen Arten von Über­schrif­ten. Ein Plus-Zei­chen macht deut­lich, dass sich dar­un­ter wei­te­re Ebe­nen bzw. Über­schrif­ten befin­den. Mit den Pfeil­tas­ten ver­schiebst du vor­her mar­kier­te Ele­men­te in der Gliederung.
3. Eben­so kannst du dir über Ansicht in der Menü­leis­te die Doku­men­ten­struk­tur in einer Spal­te links ein­blen­den las­sen. Set­ze dafür ein Häk­chen vor das Feld Navi­ga­ti­ons­be­reich im Bereich Anzei­gen. Du siehst dort alle Über­schrif­ten und Unter­über­schrif­ten. Ein Klick auf eine bringt dich zum ent­spre­chen­den Text.
4. Bewegst du dich in dei­nem Doku­ment, indem du den Scroll­bal­ken rechts nach oben oder unten ver­schiebst, erschei­nen dort dei­ne Über­schrif­ten als klei­ne Popup-Fens­ter. Du fin­dest dich also schnel­ler in dei­nem Text zurecht.

Inhalts­ver­zeich­nis erstellen

Mit Hil­fe der über die For­mat­vor­la­gen defi­nier­ten Über­schrif­ten erstellst du außer­dem schnell ein Inhalts­ver­zeich­nis. Word weiß ja schon, zu wel­chen Ebe­nen inner­halb der Hier­ar­chie sie gehö­ren, weil du sie als Über­schrift 1, 2 usw. defi­niert hast.

1. Rufe zunächst die Stel­le im Doku­ment auf, an der das Inhalts­ver­zeich­nis ste­hen soll.
2. Kli­cke in der Menü­leis­te im Rei­ter Refe­ren­zen links auf das Inhalts­ver­zeich­nis.
3. Word blen­det in einem Fens­ter ver­schie­de­ne Dar­stel­lungs­for­men ein, kli­cke auf eine. Das Pro­gramm erstellt an die­ser Stel­le auto­ma­tisch ein Ver­zeich­nis mit den pas­sen­den Sei­ten­zah­len. Änderst du spä­ter etwas im Text, ändern sich die­se mit.

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For­mat­vor­la­gen struk­tu­rie­ren Word-Texte

In Micro­softs Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm Word sind ver­schie­de­ne For­mat­vor­la­gen für Doku­men­te hin­ter­legt. Du bestimmst damit, wie Fließ­text, Über­schrif­ten oder Auf­zäh­lun­gen aus­se­hen sol­len. Der Vor­teil: Wen­dest du sie an, sieht das Doku­ment ein­heit­li­cher aus. Du musst dir nicht mer­ken, an wel­cher Stel­le du wel­che Schrift­art oder ‑grö­ße du ver­wen­det hat­test, wenn du dein Doku­ment ein paar Tage spä­ter wie­der bear­bei­test. Du kannst die vor­ge­ge­be­nen Mus­ter von Word benut­zen, sie aber auch anpas­sen und eige­ne Vor­la­gen erstel­len. So ver­schaffst du dir gera­de bei län­ge­ren Tex­ten einen guten Über­blick über die Struk­tur und die ver­schie­de­nen Ebenen.