Immer mehr Dokumente liegen heute nur noch in digitaler Form vor. Etwa der gerade abgeschlossene Vertrag, der Ihnen bloß per E-Mail zugesandt wurde, den Sie der Wichtigkeit halber aber gerne in Papierform bei Ihren Unterlagen aufbewahren möchten. Wollen Sie solche Dokumente papiersparend ausdrucken, erreichen Sie das mit einigen einfachen Tricks. UPDATED verrät sie Ihnen. Damit schonen Sie gleich zwei Dinge: den Geldbeutel und die Umwelt.

Mehrere Seiten auf ein Blatt Papier drucken

Indem Sie ein paar Funktionen im Menü Ihres Druckers ändern, fassen Sie mehrere Seiten auf einem Blatt Papier zusammen, drucken nur bestimmte Seiten und Textstellen oder nutzen Vorder- und Rückseite für den Druck. Dabei gibt es unterschiedliche Herangehensweisen bei den Anwendungen, abhängig davon, ob Sie nun ein Word-Dokument, eine PDF-Datei oder eine E-Mail beziehungsweise eine Internetseite ausdrucken wollen. Möchten Sie eine E-Mail drucken, wechseln Sie vorher in die Druckansicht, um die folgenden Anleitungen ausführen zu können: Klicken Sie auf das kleine Druckersymbol neben der Mail, um die Druckansicht aufzurufen.

Wenn Sie mehrere Seiten eines Dokuments auf einem Blatt zusammenfassen und ausdrucken, können Sie eine Menge Druckerpapier einsparen. Viele Drucker unterstützen diese Funktion. Ist im Druckermenü die Option Seiten pro Blatt vorhanden, ist es möglich, mehrere Seiten auf einem Blatt zu drucken. Mit Windows 10 rufen Sie am schnellsten über die Tastenkombination STRG + P das Menü Ihres Druckers auf, mit dem Mac über CMD + P.

  • Word (Microsoft Office): Bevor Sie den Druckvorgang starten, können Sie unter Windows im Druckermenü unter Einstellungen auswählen, wie viele Seiten pro Blatt gedruckt werden sollen. Die Voreinstellung ist auf “1 Seite pro Blatt” festgelegt, doch Sie können bis zu 16 Seiten pro Blatt drucken. Bedenken Sie jedoch, dass 16 Seiten auf einem Blatt Papier stark verkleinert abgebildet werden und unter Umständen schwer zu lesen sind. Gut lesbar sind etwa vier Seiten zusammengefasst auf einem Blatt. Mit dem Mac klicken Sie auf Details einblenden. Unter der Option Layout lässt sich unter Seiten pro Blatt die Anzahl auswählen.
  • PDF (Adobe Acrobat Reader): Im Druckermenü wählen Sie mit dem Windows-PC vor dem Druckvorgang die Option Seite anpassen und Optionen > Mehrere und geben dann bei Seiten pro Blatt manuell einen Wert ein. Bei einem Mac gehen Sie auf Details einblenden und geben unter der Option Layout > Seiten pro Blatt an, wie viele Seiten Sie auf einem Blatt drucken möchten.
  • Internetseite/ E-Mail: Gehen Sie unter Windows im Menü unten auf Über das Systemdialogfeld drucken… > Einstellungen > Seitenformat > Seiten pro Blatt und geben Sie hier die gewünschte Seitenanzahl an, bevor Sie den Druck starten. Auch mit dem Mac besteht die Möglichkeit, im Druckermenü durch die Auswahl von Über das Systemdialogfeld drucken… > Einstellungen > Seitenformat > Seiten pro Blatt eine Anzahl festzulegen.

Nicht jeder Druck ist nötig

“Think before you print” – erst nachdenken, dann drucken. Mit diesem Aufruf appellieren immer mehr Unternehmen in ihren E-Mails an das Gewissen des Empfängers. Denn in deutschen Büros wird gedruckt, was das Zeug hält: Word-Dokumente, PDF-Dateien, E-Mails – vieles davon landet im Nu im Müll. Dadurch wird nicht nur der Papierkorb zum Überlaufen gebracht, sondern auch der Umwelt geschadet. Viel öfter sollten wir uns deshalb die Frage stellen: “Muss ich das wirklich ausdrucken?” Folgende Ratschläge helfen dabei, die Papierflut einzugrenzen:

  • Verkleinern Sie vor dem Druck die Schrift in Ihrem Textdokument, indem Sie die Schriftgröße und/oder Schriftart verändern.
  • Verschicken Sie Briefe und Rechnungen per E-Mail statt mit der Post.
  • Kalkulieren Sie realistisch, wie viele Exemplare eines Dokuments, einer Broschüre oder eines Prospekts Sie wirklich benötigen, bevor Sie diese ausdrucken.
  • Wenn Sie einen Vortrag halten, müssen Sie das Handout – soweit nicht ausdrücklich gewünscht – nicht ausgedruckt an alle Teilnehmer verteilen, sondern können es ihnen vorab oder nach der Präsentation per E-Mail zuschicken.
  • Verwenden Sie nicht mehr benötigtes, einseitig bedrucktes Papier als Schmierzettel oder bedrucken Sie die Rückseite.

Bestimmte Seiten auswählen und drucken

Sie können auch Papier sparen, indem Sie, anstatt des ganzen Dokuments, nur die Seiten ausdrucken, die Sie wirklich benötigen. Rufen Sie dazu über STRG + P (Windows) oder CMD + P (Mac) das Druckermenü auf.

  • Word (Microsoft Office): Mit Windows wählen Sie unter den Einstellungen die Option Benutzerdefinierter Druck. Dort tragen Sie nun einfach die Seitenzahlen ein, die Sie drucken wollen. Mit dem Mac klicken Sie auf Seitenbereich und geben die gewünschten Seitenzahlen getrennt durch Kommas an, zum Beispiel 2, 4, 5, 6.
  • PDF (Adobe Acrobat Reader): Unter Zu druckende Seiten > Seiten geben Sie mit Windows die Seitenzahlen der Seiten ein, die Sie drucken möchten, etwa 3, 7, 13, 18. Beim Mac wählen Sie bei geöffneter PDF-Datei, bevor Sie das Druckermenü aufrufen, Darstellung > Miniaturen und klicken mit gedrückter Befehlstaste (CMD) auf die Miniaturen der Seiten, die gedruckt werden sollen. Anschließend wechseln Sie ins Druckermenü und wählen Ausgewählte Seiten in der Seitenleiste, um diese zu drucken.
  • Internetseite/ E-Mail: Bei Windows setzen Sie unter Seiten das Häkchen nicht bei Alle, sondern in den Kreis darunter und geben dann manuell die Seitenzahlen der zu druckenden Seiten an, etwa 2, 5, 7. Verfahren Sie ebenso mit Ihrem Mac.

Nur bestimmte Textstellen drucken

Möchten Sie nur eine bestimmte Textstelle drucken, müssen Sie nicht das gesamte Dokument oder die ganze Internetseite zu Papier bringen. Markieren Sie einfach die gewünschten Zeilen, indem Sie mit der Maus darüberfahren und dabei gleichzeitig die linke Maustaste gedrückt halten. Lassen Sie die Maustaste los, und drücken Sie unter Windows wieder STRG + P oder CMD + P beim Mac.

  • Word (Microsoft Office): Mit Windows wählen Sie im Druckermenü unter Einstellungen die Option Auswahl drucken aus. Mit dem Mac klicken Sie im Druckermenü auf Markierung.
  • PDF (Adobe Acrobat Reader): Eine Ausnahme bildet eine Datei im Adobe Acrobat Reader, bei der Sie für eine Markierung etwas anders vorgehen: Klicken Sie sowohl unter Windows als auch mit dem Mac oben in der Werkzeugleiste auf den Pfeil, das Auswahlwerkzeug für Texte und Bilder. Damit können Sie nun mit gehaltener linker Maustaste den gewünschten Teil der Datei markieren. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Der markierte Teil wird daraufhin kopiert. Das teilt ihnen das Dialogfenster Der ausgewählte Bereich wurde kopiert mit. Diesen Teil fügen Sie nun beispielsweise in ein neues Word-Dokument ein. Hier können Sie den Cursor an eine Stelle setzen und dann STRG + V beziehungsweise CMD + V beim Mac drücken. Dort erscheint dann der kopierte Text aus Ihrem PDF-Dokument. Nun können Sie mit STRG + P oder CMD + V das Druckermenü aufrufen und den Text ausdrucken.
  • Internetseite/ E-Mail: Mit Windows setzen Sie das Häkchen im Druckermenü unter Weitere Einstellungen bei Optionen > Nur Auswahl und starten anschließend den Druckvorgang. Verfahren Sie so auch mit dem Mac.
Papier sparen beim Drucken.
Sie können beim Drucken Papier sparen, ohne dass sich die Qualität der Dokumente dadurch verringert. (© 2016 Baitong333/Thinkstock)

Vorder- und Rückseite bedrucken

Indem Sie beidseitig drucken, sparen Sie ebenfalls Papier. Achten Sie darauf, dass Sie dafür Papier nutzen, welches von beiden Seiten bedruckbar ist. Einige Foto- oder Spezialpapiere, etwa transparente Overhead-Folie für den Tintenstrahldrucker, lassen sich nur von einer Seite bedrucken. Mehr über Druckerpapier erfahren Sie in unserem Ratgeber Das richtige Druckerpapier finden: Darauf kommt es an.

Moderne Drucker haben eine so genannte Duplexfunktion. Mit dem automatischen Duplexdruck können Sie ohne großen Aufwand die Vorder- und Rückseite Ihres Papiers bedrucken, weil der Drucker das Papier nach dem Druck der Vorderseite automatisch wendet und anschließend die Rückseite bedruckt. Dafür muss Ihr Drucker eine Duplexeinheit besitzen. In der Bedienungsanleitung Ihres Druckers erfahren Sie, ob Ihr Gerät eine Duplexfunktion hat. Ist diese Voraussetzung gegeben, rufen Sie über STRG + P (Windows) oder CMD + P (Mac) das Druckermenü auf.

  • Word (Microsoft Office): Wählen Sie unter Windows vor dem Druck in den Einstellungen die Funktion Beidseitiger Druck aus. Beim Mac setzen Sie im Druckermenü einfach das Häkchen bei der Option Beidseitig.
  • PDF (Adobe Acrobat Reader): Unter Windows setzen Sie im Menü das Häkchen bei Papier beidseitig bedrucken, beim Mac bei Beidseitig.
  • Internetseite/ E-Mail: Im Menü setzen Sie bei einem Windows-PC unter Optionen ein Häkchen bei Beidseitig. Im Druckermenü Ihres Mac wählen Sie die Option Beidseitig aus.

Auch ohne Duplexeinheit können Sie beide Seiten bedrucken. Das geht mit einem manuellen Duplexdruck: Ihr Gerät druckt zuerst jeweils die geraden oder ungeraden Seiten des Dokuments aus. Dann wenden Sie das Papier manuell, und schon bedruckt das Gerät die andere Seite. Den manuellen Duplexdruck können Sie ebenfalls im Druckermenü einstellen, das Sie wieder über STRG + P aufrufen.

  • Word (Microsoft Office): Mit einem Windows-Rechner wählen Sie unter Einstellungen die Option Beidseitiger manueller Druck aus. Ihr Drucker bedruckt nun zuerst eine Seite des Papiers und fordert Sie im Anschluss über ein Dialogfeld auf, das Papier zu wenden. Mit dem Mac klicken Sie unten links auf die Option Details einblenden. Wählen Sie nun im Popup-Menü Exemplare und Seiten die Option Microsoft Word aus. Klicken Sie auf Nur ungerade Seiten oder Nur gerade Seiten. Der Drucker druckt nun zuerst alle ungeraden beziehungsweise alle gerade Seiten. Anschließend drehen Sie das Papier um und geben an, dass das Gerät nun die geraden oder ungeraden Seiten, je nachdem, was es vorher nicht gedruckt hat, druckt.
  • PDF (Adobe Acrobat Reader): Bei Windows setzen Sie das Häkchen unter Zu druckende Seiten bei Seiten. Unter Weitere Optionen können Sie nun bei Gerade/ungerade Seiten angeben, dass Sie erst alle gerade Seiten drucken möchten. Danach drehen Sie das Papier um und geben an, dass der Drucker nun alle ungeraden Seiten bedrucken soll. Beim Mac wählen Sie unten links die Option Details einblenden aus. Klicken Sie auf Ausrichtung und wählen Sie Beidseitiger Druck (manuell) aus.
  • Internetseite/ E-Mail: Setzen Sie unter Windows im Druckmenü das Häkchen unter Seiten nicht bei Alle, sondern in dem Kreis darunter. Geben Sie nun alle geraden Seitenzahlen dort ein, etwa 2, 4, 6, 8, und starten Sie den Druckvorgang. Danach wenden Sie das Papier und geben die ungeraden Seitenzahlen an, etwa 3, 5, 7, bevor Sie den Druck erneut beginnen. Achten Sie darauf, die bereits bedruckten Blätter korrekt in das Papierfach einzulegen! Hier wird es ein wenig knifflig. Denn liegt das Papier falsch, wird entweder dieselbe Seite noch einmal bedruckt, oder es wird zwar die richtige Seite eingezogen, die Schrift oder das Bild steht aber auf dem Kopf. Die richtige Einlage des Papiers ist geräteabhängig, weitere Informationen dazu finden Sie in der Bedienungsanleitung Ihres Druckers unter dem Stichwort “Duplexdruck”. Im Druckermenü Ihres Mac finden Sie unten links die Option Details einblenden. Wählen Sie diese aus, klicken Sie auf Ausrichtung > Beidseitiger Druck (manuell).

Weitere Tipps, wie Sie nachhaltig drucken

Mit einigen wenigen Änderungen im Druckermenü konnten Sie nun der Umwelt etwas Gutes tun und Ihren Druckerpapier-Verbrauch minimieren. Wenn Sie noch einen Schritt weitergehen und nachhaltig drucken wollen, sollten Sie Umwelt- oder Recyclingpapier verwenden. Dieses besteht aus recyceltem Altpapier und wird in Deutschland mit dem Umweltzeichen “Blauer Engel” gekennzeichnet, wenn es zu hundert Prozent aus recyceltem Material besteht.

Möchten Sie kein Recyclingpapier verwenden, sollten Sie darauf achten, dass das Papier entweder das “FSC-Siegel” oder das “PEFC-Siegel” besitzt. Beide Zertifizierungssysteme weisen legale und nachhaltige Waldbewirtschaftung, beziehungsweise Forstwirtschaft aus.

Der Bund für Umwelt und Naturschutz Deutschland (BUND) empfiehlt außerdem, Tintenstrahldrucker den Laserdruckern vorzuziehen, weil diese deutlich weniger Strom verbrauchen und ihre Tintenpatronen weniger Schadstoffe enthalten als Toner.

Papiersparendes Drucken ohne Qualitätsverluste

Wie Sie sehen, macht papiersparendes und nachhaltiges Drucken keine große Mühe. Sie werden feststellen, dass es nicht die Leserlichkeit eines Dokuments verringert, wenn Sie eine Seite doppelseitig bedrucken – Sie müssen im Druckermenü lediglich ein paar kleine Einstellungen verändern. Auch die Verwendung von Recyclingpapier mindert nicht die Qualität eines Druckerzeugnisses. Generell gilt aber sowieso: Drucken Sie nur die Dokumente aus, die Sie wirklich brauchen.

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