Pri­va­te E‑Mails sichern und archivieren

In Ihrem E‑Mail-Kon­to lau­fen die Fäden Ihrer digi­ta­len Exis­tenz zusam­men. Es ent­hält sämt­li­che Nach­rich­ten, die Sie in den ver­gan­ge­nen Mona­ten und Jah­ren mit Bekann­ten, Ver­wand­ten, Kol­le­gen und Geschäfts­part­nern aus­ge­tauscht haben. Dazu kom­men wich­ti­ge Mails, die Sie etwa von Ban­ken, Ver­si­che­run­gen und Behör­den erhal­ten haben. Die Inhal­te Ihres Mail-Kon­tos soll­ten Sie daher beson­ders schüt­zen. Mit der kos­ten­lo­sen Soft­ware Mail­Store Home kön­nen Sie alle Nach­rich­ten in Ihrem Mail-Kon­to auf der loka­len Fest­plat­te Ihres Com­pu­ters sichern. So sind Sie vor einem Ser­ver-Aus­fall bei Ihrem Anbie­ter geschützt. UPDATED erklärt Ihnen, wie Sie Mail­Store Home instal­lie­ren und ein­set­zen, um Ihre E‑Mails dau­er­haft sicher aufzubewahren.

• Mail­Store Home her­un­ter­la­den und installieren
• Mails aus Web­diens­ten wie GMX, Web.de und Gmail sichern
• Mails aus lokal instal­lier­ten Pro­gram­men wie Thun­der­bird sichern
• E‑Mails archi­vie­ren und nach alten Nach­rich­ten suchen

Mail­Store Home her­un­ter­la­den und installieren

Mail­Store Home ist ein ein­fach zu bedie­nen­des Pro­gramm, mit dem Sie Ihre E‑Mails schnell und unkom­pli­ziert vor Daten­ver­lust bewah­ren kön­nen. Laden Sie zunächst das Instal­la­ti­ons­pa­ket mit Mail­Store Home her­un­ter. Es ist etwas über 10 Mega­byte groß und funk­tio­niert sowohl mit Win­dows Vis­ta, 7 und 8.1 als auch mit Win­dows 10.

Hin­weis: Unter­neh­men sind schon seit gerau­mer Zeit ver­pflich­tet, E‑Mails wie alle ande­ren Geschäfts­do­ku­men­te für zehn Jah­re auf­zu­be­wah­ren. Auch dafür eig­net sich Mail­Store, aller­dings nicht mehr in der kos­ten­lo­sen Ver­si­on, die nur für Pri­vat­an­wen­der gra­tis ist.

Die Kos­ten für die Busi­ness-Ver­si­on sind abhän­gig von der Zahl der Nut­zer und dem gewünsch­ten Support.

Mail­Store herunterladen

Rufen Sie die Web­sei­te des Her­stel­lers auf und kli­cken Sie auf Down­load Mail­Store Home. Spei­chern Sie die Datei in einem belie­bi­gen Ord­ner auf der Fest­plat­te Ihres Computers.

Mail­Store installieren

In fünf ein­fa­chen Schrit­ten instal­lie­ren Sie Mail­Store Home auf Ihrem PC:

1. Kli­cken Sie dop­pelt auf die soeben her­un­ter­ge­la­de­ne Datei mit dem Instal­la­ti­ons­pa­ket für Mail­Store Home. Schlie­ßen Sie die Sicher­heits­war­nung von Win­dows mit einem Klick auf Aus­füh­ren.
2. Bestä­ti­gen Sie im ers­ten Dia­log die Lizenz­be­din­gun­gen und kli­cken Sie auf Wei­ter.
3. Nun haben Sie zwei Mög­lich­kei­ten: Wenn Sie Mail­Store Home ganz nor­mal wie jede ande­re Soft­ware auf Ihrem PC instal­lie­ren wol­len, wäh­len Sie Instal­lie­ren auf die­sem Rech­ner aus. Alter­na­tiv kön­nen Sie auch eine por­ta­ble Ver­si­on auf einem USB-Stick instal­lie­ren. Die­sen Stick kön­nen Sie dann auch an ande­ren PCs nut­zen. Im Fol­gen­den gehen wir davon aus, dass Sie Mail­Store Home – wie die meis­ten Nut­zer – ganz nor­mal auf Ihrem Com­pu­ter installieren.
4. Füh­ren Sie die eigent­li­che Instal­la­ti­on mit Instal­lie­ren aus und bestä­ti­gen Sie die Anfra­ge der Benut­zer­kon­ten­steue­rung mit Ja.
5. Been­den Sie das Instal­la­ti­ons­pro­gramm mit Fer­tig­stel­len. Sofern Sie den Haken vor Mail­Store Home star­ten nicht ent­fernt haben, öff­net sich das Pro­gramm nun auto­ma­tisch. Damit ist die Instal­la­ti­on von Mail­Store Home been­det und Sie kön­nen das Pro­gramm nun dazu nut­zen, Ihre E‑Mails zu sichern.

© 2017 MailStore/Screenshot/UPDATED

Mails aus Web­diens­ten wie GMX, Web.de und Gmail sichern

Beim ers­ten Start von Mail­Store Home öff­net sich das klei­ne Fens­ter Will­kom­men zu Mail­Store Home. Dar­in kön­nen Sie fest­le­gen, ob die Soft­ware auto­ma­tisch nach Aktua­li­sie­run­gen suchen soll und ob sie anony­mi­sier­te Nut­zer­da­ten an den Her­stel­ler schi­cken darf. Mar­kie­ren Sie die gewünsch­ten Optio­nen und schlie­ßen Sie das Fens­ter dann mit einem Klick auf Fer­tig­stel­len.

E‑Mails von Web­diens­ten archivieren

Zum Archi­vie­ren von E‑Mails von Web­diens­ten, fol­gen Sie die­ser Anleitung:

1. Kli­cken Sie im Haupt­fens­ter von Mail­Store Home auf E‑Mails archi­vie­ren.
2. Unter E‑Mail-Kon­to sehen Sie ein Ein­ga­be­feld, in das Sie Ihre E‑Mail-Adres­se ein­tip­pen kön­nen, zum Bei­spiel hans.mustermann@gmx.de.
3. Bestä­ti­gen Sie dann mit Start. Die Soft­ware ver­sucht nun, die benö­tig­ten Ein­stel­lun­gen auto­ma­tisch zu erken­nen. Die Soft­ware ent­hält bereits alle not­wen­di­gen Vor­ein­stel­lun­gen, um die wich­tigs­ten Web­diens­te wie GMX, Web.de und Gmail auto­ma­tisch zu erken­nen und Ihre dar­in gespei­cher­ten E‑Mails her­un­ter­zu­la­den. Alle ande­ren Web­diens­te las­sen sich nut­zen, wenn sie die E‑Mail-Pro­to­kol­le POP3 (Post Office Pro­to­col 3) oder IMAP4 (Inter­net Mes­sa­ge Access Pro­to­col 4) unter­stüt­zen. Bei­de Pro­to­kol­le sind weit ver­brei­tet und die­nen dazu, E‑Mails von einem Ser­ver herunterzuladen.
4. Mail­Store Home for­dert Sie nun auf, das Pass­wort für Ihr Mail-Kon­to ein­zu­ge­ben. Die­ses wird benö­tigt, um auf das Mail-Kon­to zuzu­grei­fen und um Ihre E‑Mails her­un­ter­la­den zu können.
   5. Kli­cken Sie nach Ein­ga­be des Pass­worts auf OK. Mail­Store Home ver­sucht nun, die rich­ti­gen Ein­stel­lun­gen zu erken­nen und ein­zu­rich­ten. Anschlie­ßend ist das Pro­gramm zur Archi­vie­rung Ihrer E‑Mails bereit.

© 2017 MailStore/Screenshot/UPDATED

Hin­weis: Wenn die auto­ma­ti­sche Erken­nung der Mail-Ein­stel­lun­gen nicht funk­tio­niert, dann keh­ren Sie zur Ein­ga­be des Pass­worts zurück und set­zen den Haken vor Manu­el­le Kon­fi­gu­ra­ti­on der Ser­ver­ein­stel­lun­gen. Geben Sie dann die Ser­ver-Ein­stel­lun­gen Ihres E‑Mail-Anbie­ters ein. Sie fin­den sie meist auf den Sup­port-Sei­ten des Anbie­ters oder über eine Suche bei Goog­le. Wenn es auch dann noch nicht klap­pen soll­te, lesen Sie die Hin­wei­se im neben­ste­hen­den Kasten.

Wenn der Zugriff auf Ihr Mail-Kon­to nicht funktioniert

Man­che Anbie­ter wie GMX sper­ren nach eini­ger Zeit aus Sicher­heits­grün­den auto­ma­tisch die Pro­to­kol­le POP3 und IMAP4, wenn Sie län­ge­re Zeit nur per Brow­ser auf Ihre Mails zugrei­fen. So soll ver­hin­dert wer­den, dass Unbe­fug­te unbe­merkt in Ihr Post­fach ein­drin­gen und Daten stehlen.

Bei GMX gehen Sie wie folgt vor, um den Zugriff zu aktivieren:

1. Log­gen Sie sich mit einem Brow­ser in Ihr Mail-Kon­to ein. Kli­cken Sie dann auf dem Rei­ter E‑Mail unten links auf den Punkt Ein­stel­lun­gen.
2. Wäh­len Sie anschlie­ßend den Link Zu den Ein­stel­lun­gen und danach POP3/IMAP4 Abruf aus.
3. Set­zen Sie einen Haken vor E‑Mails per exter­nem Pro­gramm (Out­look, Thun­der­bird) ver­sen­den und emp­fan­gen und bestä­ti­gen Sie die Ände­rung mit Spei­chern. Ein klei­nes Fens­ter mit einer Sicher­heits­ab­fra­ge öff­net sich.
4. Geben Sie den ange­zeig­ten Code ein und kli­cken Sie auf Spei­chern. Anschlie­ßend soll­te der Zugriff mit Mail­Store Home auf Ihr GMX-Kon­to pro­blem­los funktionieren.

© 2017 MailStore/Screenshot/UPDATED

Mails aus lokal instal­lier­ten Pro­gram­men wie Thun­der­bird sichern

Wenn Sie auf Ihrem Com­pu­ter ein Mail-Pro­gramm wie Thun­der­bird oder Out­look nut­zen, um Ihre E‑Mails zu lesen, kann Mail­Store Home direkt dar­auf zugrei­fen und die Ein­stel­lun­gen Ihres Mail-Anbie­ters über­neh­men. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Rufen Sie die Opti­on Start­sei­te in Mail­Store Home auf und kli­cken Sie auf E‑Mails archi­vie­ren.
2. Wäh­len Sie dann unter E‑Mail-Pro­gram­me die Soft­ware aus, die Sie ver­wen­den, also zum Bei­spiel Mozil­la Thun­der­bird. Das Fens­ter Mozil­la Thun­der­bird archi­vie­ren öff­net sich. Hin­ter Pro­fil wer­den nun alle Pro­fi­le ange­zeigt, die in Thun­der­bird ein­ge­rich­tet sind. In den meis­ten Fäl­len – und wenn Sie das Mail-Pro­gramm allei­ne nut­zen – ist es nur das Pro­fil default.
3. Wäh­len Sie das ent­spre­chen­de Pro­fil aus und kli­cken Sie auf Wei­ter. Im fol­gen­den Dia­log kön­nen Sie fest­le­gen, wel­che E‑Mails Sie archi­vie­ren wollen.

Stan­dard­mä­ßig spei­chert Mail­Store Home alle nor­ma­len E‑Mail-Ord­ner, aber nicht die spe­zi­el­len Ord­ner für Ent­wür­fe, Junk (hier lan­den vor allem Spam-Mails), Tem­pla­tes und den Papier­korb auf Ihrem PC. Zumin­dest die Ord­ner Ent­wür­fe und Papier­korb soll­ten Sie in der Regel aber trotz­dem mit in Ihr Archiv auf­neh­men, da sich dort wich­ti­ge Nach­rich­ten befin­den kön­nen, die Sie even­tu­ell spä­ter noch ein­mal benö­ti­gen. Kli­cken Sie dazu bei Ord­ner auf das Sym­bol mit den drei Punk­ten. Ent­fer­nen Sie dann den Haken vor Ent­wür­fe, Junk, Tem­pla­tes und Papier­korb immer aus­schlie­ßen. Bestä­ti­gen Sie mit OK.

Jetzt kön­nen Sie noch genau­er fest­le­gen, wel­che Ord­ner gesi­chert wer­den sol­len und wel­che nicht. Kli­cken Sie dazu im Fens­ter Ord­ner aus­wäh­len auf die Schalt­flä­che Hin­zu­fü­gen und mar­kie­ren Sie alle Ord­ner, die Sie ein­schlie­ßen bezie­hungs­wei­se aus­schlie­ßen wollen.

Zurück im Fens­ter Mozil­la Thun­der­bird archi­vie­ren haben Sie bei Fil­ter außer­dem die Mög­lich­keit, nur älte­re E‑Mails zu archi­vie­ren. Sobald Sie mit allen Ein­stel­lun­gen zufrie­den sind, kli­cken Sie auf Fer­tig­stel­len sowie OK, um sie zu spei­chern. Mail­Store Home kann Ihre E‑Mails nun archivieren.

© 2017 MailStore/Screenshot/UPDATED

E‑Mails archi­vie­ren und nach alten Nach­rich­ten suchen

Nach­dem Sie in den vor­he­ri­gen Schrit­ten alles ein­ge­rich­tet haben, um Ihre E‑Mails zu sichern, kön­nen Sie nun die eigent­li­che Archi­vie­rung vor­neh­men. Im Haupt­fens­ter von Mail­Store Home sehen Sie unter Pro­fi­le einen neu­en Ein­trag, der Ihre E‑Mail-Adres­se ent­hält. Kli­cken Sie dop­pelt dar­auf, um die Siche­rung zu starten.

Mail­Store Home ruft nun den Ser­ver Ihres E‑Mail-Anbie­ters auf und beginnt damit, alle vor­han­de­nen Nach­rich­ten her­un­ter­zu­la­den und auf Ihrem PC zu spei­chern. Das dau­ert je nach Umfang und Geschwin­dig­keit der Inter­net­ver­bin­dung unter­schied­lich lan­ge. Beim Test mit einer VDSL-Ver­bin­dung benö­tig­te eine Siche­rung von etwa 5.000 E‑Mails unge­fähr fünf Minu­ten. Sobald sie abge­schlos­sen ist, kli­cken Sie auf Schlie­ßen. Eine Kopie all Ihrer E‑Mails befin­det sich nun sicher auf Ihrem eige­nen Computer.

© 2017 MailStore/Screenshot/UPDATED

Noch ein­fa­cher füh­ren Sie die­se zusätz­li­chen Siche­run­gen mit einer Ver­knüp­fung auf dem Desk­top durch. Kli­cken Sie dazu in Mail­Store Home mit der rech­ten Maus­tas­te auf Ihr Pro­fil und wäh­len Sie Ver­knüp­fung auf Desk­top erstel­len aus. Bestä­ti­gen Sie den Vor­gang mit OK. Anschlie­ßend haben Sie auf Ihrem Desk­top eine neue Ver­knüp­fung, die den Namen Ihres Archi­vie­rungs­pro­fils trägt. Kli­cken Sie dop­pelt auf die­se Ver­knüp­fung, um eine Siche­rung aller hin­zu­ge­kom­men Mails durchzuführen.

Suchen nach bestimm­ten Mails

Mit dem Archi­vie­ren Ihrer E‑Mails allein ist es nicht getan. Mail­Store Home bie­tet alle wesent­li­chen Funk­tio­nen, um wich­ti­ge Nach­rich­ten schnell wie­der auf­zu­fin­den. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Geben Sie im Haupt­fens­ter des Pro­gramms oben links im Feld Schnell­su­che den gesuch­ten Begriff ein und drü­cken Sie die Eingabe-Taste.
2. Kli­cken Sie danach dop­pelt auf eine der gefun­de­nen Nach­rich­ten, um sie in vol­ler Län­ge anzuzeigen.
3. Die Schnell­su­che erfolgt über alle Ord­ner hin­weg und zeigt mög­li­cher­wei­se sehr vie­le Tref­fer an. Wenn Sie Ihre Suche statt­des­sen vor­her ein­gren­zen wol­len, kli­cken Sie in der lin­ken Leis­te auf E‑Mails suchen und schrän­ken im fol­gen­den Dia­log die Suche etwa auf bestimm­te Ord­ner ein.

Tipp: Zusätz­li­che Sicher­heit für Ihre E‑Mails erhal­ten Sie, wenn Sie Ihr Mail-Archiv noch ein­mal auf einer exter­nen Fest­plat­te oder einem USB-Stick sichern. Schlie­ßen Sie den exter­nen Daten­trä­ger an Ihren Com­pu­ter an und rufen Sie dann in Mail­Store Home die Start­sei­te auf. Kli­cken Sie jetzt unter Schnell­zu­griff auf Daten­si­che­rung auf HDD/USB. Ein neu­es Fens­ter öff­net sich, in dem Sie den Spei­cher­ort für Ihre Daten­si­che­rung fest­le­gen kön­nen. Wäh­len Sie einen Ord­ner aus und bestä­ti­gen Sie mit OK. Unter Schnell­zu­griff fin­det sich zudem die Opti­on, ein Kenn­wort für Mail­Store Home ein­zu­ge­ben. Dadurch ver­hin­dern Sie, dass jemand, der Zugriff auf Ihren PC hat, das Pro­gramm ohne Ihre Erlaub­nis öff­net und heim­lich in Ihren Mails stöbert.

E‑Mails für die Zukunft sichern

Auch in Zei­ten von Whats­App und Co. hat die E‑Mail nicht aus­ge­dient. Ihre Mails ent­hal­ten in der Regel zahl­rei­che uner­setz­li­che Infor­ma­tio­nen, die Sie gut schüt­zen soll­ten. Mit dem kos­ten­lo­sen Pro­gramm Mail­Store Home rich­ten Sie mit nur wenig Auf­wand eine Siche­rungs­ko­pie Ihrer E‑Mails ein, die sich dann geschützt auf Ihrem eige­nen PC befin­det. Selbst wenn es zu einem Daten­ver­lust bei Ihrem E‑Mail-Anbie­ter kommt oder Sie Ihre Mail-Adres­se wech­seln, haben Sie wei­ter­hin vol­len Zugriff auf Ihre bis­he­ri­gen Mails und kön­nen so wich­ti­ge Nach­rich­ten schnell und sicher wie­der aufrufen.