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So gestal­test du Excel-Tabel­len und Arbeits­blät­ter mit Farben

Excel hilft dir, Tabellen, Diagramme und Werte darzustellen und auszuwerten. Mit Hilfe von Farben kannst du deine Eingaben übersichtlicher anzeigen lassen und nach bestimmten Kriterien filtern und sortieren.

Dei­ne monat­li­chen Aus­ga­ben für Ein­käu­fe im Haus­halt notierst du in Excel, so dass du immer den Über­blick behältst. Die Ein­la­dungs­lis­te für dei­ne anste­hen­de Hoch­zeit führst du eben­falls in dem Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm von Micro­soft, genau wie die Inven­tar­lis­te dei­ner Schall­plat­ten­samm­lung. Die Arbeit mit dem kom­ple­xen Pro­gramm wird über­sicht­li­cher, wenn du dabei Far­ben ein­setzt. Excel 2016 bringt dazu vie­le Mög­lich­kei­ten mit. In die­sem UPDATED-Rat­ge­ber gibt es ver­schie­de­ne Tipps rund um das Ver­wen­den von Far­ben in Excel-Zellen.

Excel- Rei­hen und ‑Spal­ten abwech­selnd far­big markieren

Du führst in Excel ein Haus­halts­buch für die gan­ze Fami­lie. Dar­in steht, wie viel Geld ihr monat­lich für Lebens­mit­tel, Ben­zin und Mie­te aus­gebt und wie hoch die Strom­kos­ten sind. Dei­ne Tabel­le ent­hält vie­le Zei­len und Spal­ten und sieht inzwi­schen ganz schön unüber­sicht­lich aus. Mehr Über­blick bekommst du, wenn du Far­ben ein­setzt und bestimm­te Zei­len oder Spal­ten bunt machst. Du kannst dazu Spal­ten oder Zei­len abwech­selnd ein­fär­ben oder indi­vi­du­ell kolo­rie­ren. So gehst du dazu vor:

  1. Öff­ne ein Excel-Doku­ment. Mar­kie­re den Bereich, den du abwech­selnd schat­tie­ren willst, indem du mit der Maus auf das Anfangs­feld klickst, die lin­ke Maus­tas­te gedrückt hältst und den Zei­ger ans Ende ziehst. Las­se die Tas­te los, der Bereich ist nun grau hinterlegt.
  2. In der Menü­leis­te wählst du den Rei­ter Start und dort die Schalt­flä­che Als Tabel­le for­ma­tie­ren.
  3. Im Aus­klapp­fens­ter fin­dest du diver­se vor­de­fi­nier­te Farb-For­ma­tie­run­gen. Suche dir eine aus und kli­cke sie an. Excel fragt, wo dei­ne Daten lie­gen. Bestä­ti­ge die Vor­auswahl mit OK.
  4. Das aus­ge­wähl­te Farb­for­mat wird auto­ma­tisch auf dei­ne Tabel­le über­tra­gen. Die Zei­len sind abwech­selnd far­big hinterlegt.
  5. Willst du statt der Zei­len die Spal­ten in der Tabel­le mit abwech­seln­den Far­ben kolo­rie­ren, mar­kie­re den ent­spre­chen­den Bereich mit der Maus. Kli­cke in der Menü­leis­te auf den Rei­ter Ent­wurf.
  6. Ent­fer­ne dort das Häk­chen bei Gebän­der­te Zei­len und set­ze statt­des­sen eines bei Gebän­der­te Spal­ten hin.

Zel­len nach bestimm­ten Vor­ga­ben einfärben

Die Ben­zin­kos­ten sind in den letz­ten Mona­ten deut­lich ange­stie­gen. Du möch­test auf einen Blick sehen, wann die Aus­ga­ben dei­ner Fami­lie für Treib­stoff eine bestim­me Schwel­le über­schrit­ten haben. Das ist mög­lich, wenn du Excel-Zel­len nach Wunsch ein­färbst – ent­we­der manu­ell für ein­zel­ne Berei­che oder auto­ma­tisch nach bestimm­ten Regeln. Das klappt mit Hil­fe der Wenn-Funk­ti­on bzw. der beding­ten For­ma­tie­rung. Eben­so ist es mög­lich, bei­spiels­wei­se die zehn höchs­ten Wer­te in der gan­zen Tabel­le kolo­rie­ren zu lassen.

Zell­far­ben auswählen

Du kannst in Excel schnell bestimm­te Zel­len unter­schied­lich ein­fär­ben. Dazu ist Fol­gen­des zu tun:

  1. Mar­kie­re die ent­spre­chen­den Fel­der, indem du sie mit der Maus anklickst. Sind es meh­re­re, hältst du gleich­zei­tig die Strg-Tas­te gedrückt. Klickst du auf den Pfeil in der obe­ren lin­ken Ecke, wird das gan­ze Arbeits­blatt markiert.
  2. In der Menü­leis­te klickst du nun auf Start und auf den klei­nen Pfeil neben dem Farb­ei­mer­sym­bol unter Schrift­art.
  3. Wählst du eine der ange­zeig­ten Far­ben aus, fär­ben sich die mar­kier­ten Fel­der ein.
  4. Gefal­len dir die vor­ge­schla­ge­nen Kolo­rie­run­gen nicht, klickst du auf Wei­te­re Far­ben. Im sich öff­nen­den Fens­ter fin­dest du im Rei­ter Stan­dard eine Palet­te mit zahl­rei­chen wei­te­ren Möglichkeiten.
  5. Im Rei­ter Benut­zer­de­fi­niert kannst du die Far­ben wei­ter anpas­sen, indem du das Steu­er­kreuz auf dem Farb­ver­lauf ver­schiebst. Kennst du die Zah­len­kom­bi­na­ti­on einer bestimm­ten Far­be, kannst du sie hier ein­ge­ben. Bestä­ti­ge mit OK, dann wer­den die Zel­len bunt markiert.

Zel­len auto­ma­tisch far­big her­vor­he­ben lassen

Prak­tisch ist eine Excel-Funk­ti­on, mit der du Fel­der bzw. Wer­te nach fest­ge­leg­ten Kri­te­ri­en kolo­rie­ren lässt. Das geht folgendermaßen:

  1. Mar­kie­re in einer Tabel­le einen Bereich mit den Wer­ten. Soll das Pro­gramm die Anpas­sun­gen auch in Zukunft vor­neh­men, kli­cke auf das Drei­eck oben links, dann wird das gan­ze Arbeits­blatt markiert.
  2. Kli­cke in der Menü­leis­te auf Start und auf die Beding­te For­ma­tie­rung.
  3. Wäh­le im sich öff­nen­den Aus­wahl­me­nü Regeln zum Her­vor­he­ben von Zel­len. Es öff­net sich ein wei­te­res Auswahlmenü.
  4. Nun über­legst du dir, wel­che Wer­te du her­aus­stel­len las­sen willst. Alle, die klei­ner sind als ein bestimm­ter Wert, oder alle, die grö­ßer sind? Um bei­spiels­wei­se hohe Ben­zin­kos­ten zu iden­ti­fi­zie­ren, wäh­le Grö­ßer als.
  5. Im nächs­ten Fens­ter gibst du einen Wert ein, zum Bei­spiel 100 €. Außer­dem kannst du über das Aus­klapp­me­nü eine Far­be bestim­men. Unter Benut­zer­de­fi­nier­tem For­mat ver­ber­gen sich wei­te­re For­ma­tie­rungs­mög­lich­kei­ten, du kannst bei­spiels­wei­se die Schrift­art und ‑grö­ße anpas­sen. Bestä­ti­ge mit OK.
  6. Alle Wer­te, die grö­ßer sind als der soeben ein­ge­ge­be­ne, fär­ben sich in der ent­spre­chen­den Far­be. Ergänzt du spä­ter einen Wert, wird er auto­ma­tisch bunt markiert.

Eine ande­re Mög­lich­keit bie­tet sich, wenn du unter Start – Beding­te For­ma­tie­rung statt­des­sen Regeln für oberste/unterste Wer­te anklickst. Dann fär­ben sich die größ­ten oder kleins­ten zehn Zah­len ein. Eben­so kannst du auch die obe­ren oder unte­ren 10 Pro­zent oder alle über oder unter dem Durch­schnitt lie­gen­den Wer­te wäh­len und einfärben.

Inter­es­sant ist auch der Befehl Farb­ska­len unter Start und Beding­te For­ma­tie­rung. Kli­cke auf eine der Vor­la­gen im Aus­klapp­me­nü. Excel mar­kiert dann die nied­rigs­ten und die höchs­ten Wer­te in zwei ver­schie­de­nen Far­ben mit einem Ver­lauf. Ein dunk­le­res Rot heißt dann zum Bei­spiel, dass dies von den höhe­ren Wer­ten die höchs­ten sind, ande­re Zah­len sind hel­ler rot eingefärbt.

Stan­dard­mä­ßig nutzt Excel dabei zwei Far­ben. Klickst du im Aus­klapp­me­nü auf Wei­te­re Regeln, kannst du auch eine 3‑Far­ben-Ska­la aus­wäh­len und die Ver­läu­fe genau­er defi­nie­ren. Bestä­ti­ge jeweils mit OK.

Mit der Wenn-Funk­ti­on eige­ne Regeln definieren

Über die Wenn-Funk­ti­on defi­nierst du mit eige­nen Regeln, wann sich Zel­len wie ein­fär­ben sol­len. Du legst zunächst einen Aus­lö­ser fest und bestimmst dann, was pas­sie­ren soll. Dazu sind fol­gen­de Schrit­te erforderlich:

  1. Mar­kie­re zunächst wie­der die Zel­len, für die die Regel gel­ten soll. Dann klickst du in der Menü­leis­te auf Start und Beding­te For­ma­tie­rung und ent­schei­dest dich für Neue Regel.
  2. Excel gibt dir im nächs­ten Fens­ter diver­se vor­de­fi­nier­te Regeln vor. Ent­schei­de dich für eine, zum Bei­spiel Nur Zel­len for­ma­tie­ren, die ent­hal­ten oder Nur ein­deu­ti­ge oder dop­pel­te Wer­te for­ma­tie­ren.
  3. Anschlie­ßend bear­bei­test du die Regel­be­schrei­bung – das heißt, du defi­nierst genau­er, was das hei­ßen soll. Bei Nur Zel­len for­ma­tie­ren, die ent­hal­ten kannst du etwa über die Aus­wahl­fel­der ein Datum bestim­men, so wie „Ges­tern“. Oder du ent­schei­dest dich für einen bestimm­ten Zell­wert. Gemeint ist eine Span­ne zwi­schen zwei Zah­len, die du ein­gibst, also etwa alle Wer­te zwi­schen 5 und 25.
  4. Dar­un­ter klickst du auf For­ma­tie­ren und bestimmst, was anschlie­ßend pas­sie­ren soll, also wie sich die Zel­le färbt. Du legst Schrift­art und ‑grö­ße fest sowie über den Rei­ter Aus­fül­len die ent­spre­chen­de Far­be. Bestä­ti­ge mit OK.

Willst du die Regeln spä­ter anpas­sen, klickst du auf Regeln ver­wal­ten unter Beding­te For­ma­tie­rung. Im nächs­ten Fens­ter fin­dest du alle akti­ven Regeln. Du kannst sie mit Hil­fe der ent­spre­chen­den Fel­der bear­bei­ten oder löschen.

Bun­te Zel­len fil­tern, sor­tie­ren und zählen

Excel bringt prak­ti­sche Mög­lich­kei­ten mit, um dei­ne Wer­te mit Hil­fe der Far­ben anschau­lich dar­stel­len zu las­sen. Du kannst sie danach fil­tern, ent­spre­chend sor­tie­ren und sogar Fel­der mit bestimm­ter Fär­bung zäh­len las­sen. Vor­aus­set­zung ist aber, dass dein Arbeits­blatt mehr als eine Far­be enthält.

Wer­te nach Far­ben sortieren

Willst du dei­ne Zah­len oder die Wer­te einer Tabel­le nach Far­ben sor­tie­ren, gehst du wie folgt vor:

  1. Mar­kie­re die ent­spre­chen­de Zei­le, Spal­te oder das gan­ze Arbeits­blatt. Kli­cke anschlie­ßend auf den Rei­ter Daten in der Menü­leis­te und auf das Feld Sor­tie­ren.
  2. Im nächs­ten Fens­ter klickst du auf den Pfeil neben Sor­tie­ren nach und wählst Zell­far­be. Eben­so kannst du sie übri­gens nach der Schrift­far­be anord­nen lassen.
  3. Im ers­ten Rei­ter Spal­te ent­schei­dest du dich bei Bedarf für eine bestimm­te Spal­te. Unter Rei­hen­fol­ge siehst du die Far­ben, die du in die­ser ver­wen­det hast. Wäh­le eine aus und ent­schei­de im letz­ten Rei­ter, ob die Zel­len die­ser Far­be in der Tabel­le nach oben oder unten rücken sol­len. Bestä­ti­ge mit OK.
  4. Willst du nach meh­re­ren Far­ben sor­tie­ren, klickst du im Fens­ter auf Ebe­ne hin­zu­fü­gen. Wäh­le die glei­che Spal­te und als Sor­tie­ren nach-Kri­te­ri­um die Schrift­far­be. Ent­schei­de dich für die pas­sen­de Far­be und danach, ob die Fel­der oben oder unten ste­hen sol­len. Wählst du hier das­sel­be aus wie bei der ers­ten Ebe­ne, ste­hen die sor­tier­ten Fel­der der zwei­ten unter denen der ers­ten Ebene.

Wer­te nach Far­ben filtern

Du kannst alter­na­tiv dei­ne Wer­te in den Excel-Zel­len nach bestimm­ten Far­ben fil­tern. Der Vor­teil: Excel zeigt dann nur die­se Wer­te an und blen­det alle ande­ren aus. So fin­dest du die gera­de rele­van­ten Zah­len schnel­ler. Dazu ist Fol­gen­des zu tun:

  1. Kli­cke die Zel­len an, deren Inhal­te du fil­tern las­sen willst. Alter­na­tiv wählst du über den Pfeil oben links alles aus.
  2. Gehe zum Rei­ter Daten in der Menü­leis­te und kli­cke auf Fil­tern. Das Feld wird grau hin­ter­legt – dar­an erkennst du, dass der Fil­ter aktiv ist.
  3. In allen Zel­len der obe­ren Zei­le erschei­nen klei­ne Pfei­le. Kli­cke den in der Spal­te an, deren Inhal­te du fil­tern möchtest.
  4. Im nächs­ten Fens­ter wählst du Nach Far­be fil­tern. Ange­zeigt wer­den jene, die du in der Spal­te genutzt hast. Kli­cke auf eine davon und bestä­ti­ge mit OK. Excel zeigt nur noch die Wer­te mit der gewähl­ten Far­be an.
  5. Willst du den Fil­ter wie­der auf­he­ben, kli­cke in der Menü­leis­te auf das Feld Fil­ter. Die graue Hin­ter­le­gung ver­schwin­det und alle Wer­te sind wie­der zu sehen.

Gefärb­te Zel­len zählen

Dei­ne Excel-Tabel­le sieht jetzt schön bunt aus, du hast mit far­bi­gen Zel­len für mehr Über­sicht gesorgt. Jetzt möch­test du aber wis­sen, wie vie­le Fel­der einer bestimm­ten Far­be auf dem Arbeits­blatt ste­hen. Statt sie ein­zeln zu zäh­len, gehst du einen ande­ren Weg. Der ist zunächst kom­pli­zier­ter, weil du die Far­ben mit Hil­fe einer For­mel zuerst defi­nie­ren musst. Anschlie­ßend geht das Zäh­len vor allem bei kom­ple­xen Tabel­len mit vie­len Fel­dern aber schnel­ler. Fol­gen­des ist dafür zu tun:

  1. Gehe in Excel auf den Rei­ter For­meln in der Menü­leis­te und wäh­le dort Namen defi­nie­ren.
  2. Im klei­nen Fens­ter trägst du beim Namen zum Bei­spiel Far­be ein.
  3. Wenn du die Zel­len mit einer Hin­ter­grund­far­be zäh­len möch­test, schreibst du ins Feld Bezieht sich auf fol­gen­den Befehl: =ZELLE.ZUORDNEN(63;INDIREKT(“ZS(-1)”;)). Geht es dir um die Schrift­far­be, schreibst du das: =ZELLE.ZUORDNEN(24;INDIREKT(“ZS(-1)”;)). Bestä­ti­ge jeweils mit OK.
  4. Kli­cke auf die ers­te Zel­le rechts neben der Spal­te, die du zäh­len willst. Sind dei­ne far­bi­gen Zel­len etwa in den Fel­dern B3 bis B8, kli­cke in C3. Schrei­be in die­se Zel­le =Far­be, also den Namen, den du vor­her ver­ge­ben hast, und drü­cke auf die Enter-Tas­te.
  5. Kli­cke auf das klei­ne Qua­drat in der Ecke des Fel­des und zie­he es nach unten. So wen­dest du die For­mel auf alle Zel­len der Spal­te an.
  6. In den Fel­dern der Spal­te erschei­nen nun Wer­te für die jewei­li­gen Far­ben: Eine „3“ steht dabei für Rot, eine „6“ für Gelb, eine „10“ für Grün.
  7. Jetzt kannst du die Zel­len zäh­len las­sen, die die glei­chen Num­mern haben. Dazu klickst du ein lee­res Excel-Feld an und gibst die fol­gen­de For­mel ein: =ZÄHLENWENN(B:B;6). Damit zählt das Pro­gramm alle gel­ben Fel­der in der Spal­te B. Willst du rote Fel­der zäh­len, gibst du 3 ein, für grü­ne eine 10. Zählst du eine ande­re Spal­te als B, erset­ze die Buch­sta­ben entsprechend.

Vor­sicht: Änderst du eine Far­be, kor­ri­giert Excel die Farb­num­mer nicht auto­ma­tisch. Dazu drückst du anschlie­ßend die Tas­te F9, damit sich das Arbeits­blatt aktualisiert.

Der Ein­satz von Far­ben macht Excel übersichtlicher


Du kannst in Micro­softs Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm Excel Far­ben viel­fäl­tig ein­set­zen, um dei­ne Wer­te über­schau­bar dar­zu­stel­len. Ent­we­der du färbst ein­zel­ne Zel­len manu­ell ein oder du lässt sie auto­ma­tisch nach bestimm­ten Kri­te­ri­en farb­lich unter­schei­den. Dafür legst du auf Wunsch auch eige­ne Regeln fest. Anschlie­ßend ord­nest du die so mar­kier­ten Fel­der an: Ent­we­der du sor­tierst alle Fel­der einer Far­be gemein­sam an oder du fil­terst nur die­se Zel­len her­aus. Du kannst auch alle Zel­len einer bestimm­ten Far­be zäh­len las­sen. Das lohnt sich, wenn du vie­le Wer­te in einem Arbeits­blatt ste­hen hast.

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